Paris, le 9 juillet 2020
Accueillir une nouvelle recrue en période de confinement peut sembler compliqué de prime abord. C’est pourtant ce que nous sommes parvenus à faire, tout en n’ignorant pas les limites d’un accueil dans de telles circonstances. Voici notre retour d’expérience.
Lors de sa période d’intégration chez Dalibo, le DBA Frédéric Yhuel a été conjointement accueilli par notre Directrice des Ressources Humaines, Virginie Jourdan, notre Responsable de l’Administration du Personnel, Sharon Bonan, son Chef d’équipe, Christophe Truffier, et son mentor Thibaut Madelaine. Cette équipe de choc a veillé à ce que cette période délicate se passe le mieux possible pour tous, malgré l’interdiction interne des déplacements à partir du 16 mars.
Aujourd’hui, Frédéric, Virginie et Christophe vous font part de leur retour.
L’intégration ordinaire
Rappelons que la majorité des salariés de Dalibo est en télétravail, et ce depuis la création de l’entreprise. Un choix organisationnel qui marque sa culture et ses savoir-faire, non seulement techniques mais aussi collaboratifs et relationnels.
D’habitude, l’intégration d’un DBA chez Dalibo se déroule en plusieurs phases :
- un premier accueil est organisé au sein des locaux parisiens de Dalibo, avec le Chef d’équipe,
- un mentor est désigné parmi les Consultants, présent les premiers jours, afin de l’initier aux outils et méthodes de l’équipe,
- un TP “nouvel arrivant” est proposé à ces DBAs recrutés pour évaluer leurs compétences en SGBD et PostgreSQL,
- un point hebdomadaire a ensuite lieu, en visio ou pas, entre la recrue et le manager, afin d’évoquer les tâches, les questions et les éventuelles difficultés,
- enfin, le nouveau DBA est invité à assister à des sessions de formation données au siège, aux côtés d’un formateur expérimenté, afin de bénéficier de la double expérience de stagiaire apprenant et de formateur.
Ainsi, une intégration ordinaire se fait par étapes, à la fois à distance et en présentiel.
D’ailleurs, autant que possible, la recrue est rapidement présentée à tous ses collègues lors d’un des regroupements trimestriels, dont la date coïncide avec son arrivée. Elle peut alors se faire une idée de l’ambiance et de l’organisation du travail, propres à la SCOP.
Une intégration “confinée”
Il s’avère que ce nouveau type d’intégration a bénéficié des méthodes déjà employées d’ordinaire, décrites ci-dessus.
La seule différence - et non des moindres - a été l’utilisation exclusive de la visioconférence qui a modifié le planning habituel tout en se révélant essentielle.
En effet, elle a permis, malgré le confinement :
- le premier accueil,
- les points hebdomadaires,
- l’accompagnement du mentor,
- la participation aux sessions de formation, devenues à distance début mai.
Grâce à ces rendez-vous maintenus, Frédéric affirme aujourd’hui qu’“il y a eu un gros investissement du mentor et de tous pour mon intégration, ce qui a été une bonne surprise. Malgré la quantité d’informations à absorber et quelques blocages sur le TP, je ne me suis pas senti seul et j’ai apprécié les nombreuses discussions.”
Cependant, ce type d’accueil exclusivement distanciel n’est pas dénué de difficultés.
Les points de vigilance
Nous avons tout simplement constaté les limites du télétravail exclusif, que nous avons toujours palliées grâce aux événements internes et aux moments de co-working.
Virginie, Christophe et Frédéric ont ainsi relevé pour la période du confinement :
- la privation de la communication non verbale pendant les formations à distance, due à la perte du contact visuel,
- la difficulté pour la recrue à solliciter son mentor en-dehors des rendez-vous planifiés, ce qui a provoqué quelques blocages et frustrations pendant le TP,
- le report de certaines étapes prévues de l’intégration : la découverte du fonctionnement concret de la SCOP, les missions d’audit en binôme, et de manière générale, la rencontre “réelle” avec chacun⋅e pour construire sa propre vision de l’entreprise.
Nos conseils
À partir de ces constats, nous nous permettons de donner quelques conseils utiles.
Tandis que Frédéric suggérerait à un nouvel arrivant informaticien de ne “surtout pas s’enfermer dans sa bulle”, et de stimuler ses propres aptitudes sociales, Virginie et Christophe préconiseraient, en tant que DRH et Manager, de veiller à plusieurs choses :
- lors des entretiens de recrutement, être vigilant⋅e quant à l’autonomie, la capacité d’adaptation, et l’envie qu’a la personne de s’intégrer,
- après l’embauche, veiller à lui fournir rapidement l’équipement dont elle a besoin,
- maintenir les différents rendez-vous en utilisant la visioconférence,
- lors des premières semaines, observer les “signaux” : la personne communique-t-elle avec les autres, sur les différents canaux de communication interne ? Réagir sans attendre si on pressent un isolement, en trouvant le bon canal ou le bon interlocuteur pour intervenir auprès de la recrue en difficulté.
En fait, nous pouvons voir l’importance d’une politique RH et d’un management qui s’appuie sur une attention particulière aux conditions d’accueil de la personne nouvellement embauchée.
Prendre en compte les conditions exceptionnelles du confinement et repenser l’accueil en permanence est indispensable pour poser les premiers jalons d’une collaboration et d’une relation employeur-salarié⋅e saines et coresponsables. Les outils tels que la visioconférence ne font que servir une volonté de se faire confiance et de s’accompagner mutuellement.
